会議室「空予約」対策徹底比較。「使われないまま」を防ぐ最適な仕組みとは？

「予約されているのに、使われていない会議室。使っていいのかわからない」そんな経験はありませんか？

「空(カラ)予約」と呼ばれるこの問題は、会議室の利用効率を下げるだけでなく、
予約の取りづらさによる社員のストレスや、業務効率・生産性の低下にもつながります。

多くの企業で見過ごせないこの課題に対し、どのような対策が効果的なのでしょうか？

この記事では、代表的な対策方法を5つご紹介し、それぞれのメリット・デメリットを比較します。
会議室予約のトラブルでお困りの方にとって、解決方法を見つけるヒントになれば幸いです。

空予約とは？空予約が起きる原因は？

空(カラ)予約とは、会議室を「予約していたけれど使わなかった」という状態のことです。

オフィスの会議室の空予約は、1度や2度であればちょっとしたことと感じられるかもしれません。
しかし、常態化すると、会議室の利用効率の低下、正確な稼働率がわからないことによる設備投資の判断ミス、社員の不満やストレスの増加など、企業全体の業務効率への影響が懸念されます。

空予約が発生する主な原因

空予約の原因はさまざまですが、代表的なケースは以下のとおりです。

• 会議が中止になったが会議室の予約のキャンセルを忘れた
• 日程や会議室が変更になったが、予約はそのままにしてしまった
• グループの会議で自分は使わないが誰かが使うかもしれないとキャンセルしなかった
• 会議室を予約していたが全員がリモートでの参加となった
• 会議日程が未定のうちにとりあえず予約していた

意図的ではなく「うっかり」「気づいていなかった」というケースが多いことがわかります。

会議室を適切に使用するために―空予約を防ぐ対策5選！

空予約の対策として、一般的に以下のような方法があります。

• 社内ルール整備
• 管理者によるチェック
• リマインド機能の活用
• センサー連動システム
• 自動解除システム

それぞれの対策の具体的な方法と、メリット・デメリットを確認していきます。

社内ルール整備

管理者によるチェック

リマインド機能の活用

センサー連動システム

自動解除システム

今「非センサー型」のシステムが注目されている理由

近年、DX化の流れの中で多くの企業において、
「オフィスの課題をルールやマナーに頼らずシステムで解決したい」と考えられるようになってきました。

会議室予約においては「Microsoft365」「Google Workspace」といった既存の予約システムとの連携が可能な点や、センサー型に比べて導入ハードルが低く、コストを抑えて確実な運用が可能な点などから、非センサー型のシステムが注目されています。

特に、「会議室の空き状況がわからない」
「既存の予約システムと連携したい」
「人に任せるのではなくシステムで解決したい」
「センサーは設置できない場所がある」といった
お悩みをお持ちの企業さまに、おすすめの対応方法です。

注目のシステム「Meet Sync Viewer」の基本とメリット

JATOオリジナルの会議予約表示システム「Meet Sync Viewer」(ミートシンクビューワー)は、非センサー型のシステムで、既存予約システムとの連携を実現し、会議室運用の課題を解決します。

Meet Sync Viewerの構成

• 会議室全体の状況を表示するディスプレイ
• 各会議室の前に設置するタッチディスプレイ
• PCやソフトウェア、予約システムとの連携

空予約対策機能の仕組み/運用方法

1. 会議の開始時間を過ぎても「利用開始」タッチがなければ、自動でキャンセル
2. 「空室」または次の予約の「開始待ち」へ自動で切り替え

Meet Sync Viewerでは、「Microsoft365」「Google Workspace」などの既存予約システムから取得した情報をもとに、それぞれのディスプレイに会議名と「空室」「開始待ち」といった状況を表示します。

会議を始める際には、会議室前のディスプレイで「利用開始」をタッチして「使用中」へと状態を変更します。

この仕組みにより、空予約を自動でキャンセルすることができます。
簡単で直感的なタッチ操作で開始ができるため、確実性の高い運用が可能です。

Meet Sync Viewerのメリット

会議室予約表示システムであるMeet Sync Viewerは、自動キャンセル専用のシステムではないため、空予約対策のほかにも、

• 空き状況の可視化
• 空室状態から会議室前での予約
• 部屋前に会議名を表示することによる誤入室の防止
• 会議終了の対応による長時間予約の対策
• 会議延長時の予約延長をスムーズに行う

など各種機能の活用により、適切な会議室運用、会議室運用の省力化をサポートします。

また、企業ならではの
「お客さまが来られるので会議名を表示したくない」
「ローカルシステムと連携したい」
「ランニング費用をかけたくない」
「クラウドで運用したい」といったさまざまなニーズにも、標準機能またはカスタマイズでの対応が可能です。

空予約の対策をご検討中の方はもちろん、会議室の予約や運用でお困りのみなさまに、おすすめできるシステムとなっています。

まとめ

会議室を適切に使用するために。空予約を防ぐ方法は、大きく5つあります。

• 社内ルール整備
• 管理者によるチェック
• リマインド機能の活用
• センサー連動システム
• 自動解除システム

それぞれの特徴は以下の通りです。

• ルール整備や管理者チェック→始めやすいが、定着の難しさや人への依存があり、効果に限界がある。
• リマインド機能→予約者の意識付けには有効だが、防ぎきれない
• センサー連動システム→IoTで自動化が期待できるが、初期コストなどハードルも高い
• 自動解除システム→センサー型に比べて低コストで柔軟性と確実性を両立可能

最適な方法は各企業や状況によって異なりますが、それぞれの特徴を理解して自社にあった方法を選びましょう。
システムとの連携など、柔軟な対応が可能なMeet Sync Viewerが選択肢の一つとなれば幸いです。

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